Zeitmanagement

Zeitmanagement: Wie wird jeder Tag zum besten Tag?

Ein Gefühl das wahrscheinlich viele von uns kennen: „Mensch! Heute habe ich nicht das geschafft, was ich mir eigentlich vorgenommen hatte.“ Das ärgert uns und führt zumeist zu einer Ursachensuche. Wo ist bloß die Zeit geblieben? Liegt es am fehlenden Zeitmanagement?

War es die Mittagspause? Das wiederholt lange Gespräch mit dem Kollegen für das nächste Projekt oder doch einfach nur meine Motivation? Fragen die wir stellen, um der Problemstellung auf den Grund zu gehen. Es ist richtig diesen nachzugehen. Doch findet man in den Antworten nicht immer eine zufriedenstellende Lösung für die Problematik. 

Weiterhelfen kann uns hier, die Fragen nicht als einzelne, unabhängige Fragen zu sehen, sondern als Teil eines Ganzen. Als ein System aus Fragen und Situationen die unübersichtlich sind oder in keiner Beziehung zueinander stehen. Das mag nach wie vor Unwohlsein auslösen. 

Doch dies ermöglicht uns Perspektiven, die uns helfen unseren Tag effizienter, effektiver und schlussendlich mit mehr Motivation zu gestalten. Wir sind an dem Punkt, unserem Alltag eine Struktur zu geben. Dieser Blogspot möchte eine Auswahl von Perspektiven vorstellen, die uns dabei helfen wollen unser Zeitmanagement signifikant zu verbessern. Viel Spaß beim Lesen!

Die Eisenhower-Matrix 

Der Name lässt es schon erahnen: Diese Zeitmanagement- Methode geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Die zu erfüllenden Aufgaben werden hierbei nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert. Demnach entstehen vier unterschiedliche Aufgabentypen: 

A- Aufgaben: Sie sind von höherer Wichtigkeit und dringend zu erledigen

B- Aufgaben: Sie sind von hoher Wichtigkeit, jedoch nicht dringend zu erledigen.

C- Aufgaben: Sie sind von keiner hohen Wichtigkeit, jedoch dringend zu erledigen. 

D- Aufgaben: Sie sind weder von hoher Wichtigkeit, noch müssen sie dringend erledigt werden.

Die Kunst besteht nun darin, die eigenen Aufgaben den jeweiligen Typen zuzuordnen. Folgend ein Leitfaden, der dabei uns helfen kann.

In die Kategorie Typ A- Aufgaben fallen beispielsweise richtungsweisende Projekte mit einer baldigen Abgabefrist oder auch akute Krisen im persönlichen Kreise. Erklärt sich von selbst, warum diese ad hoc bearbeitet werden sollten oder? Wenn nicht, nehmt gerne Kontakt zu uns auf!

Typ B- Aufgaben sind oftmals langfristige Projekte, beziehungsweise Aufgaben für das Unternehmen oder für einen Selbst. Selbstgesteckte Ziele, wie mehr Sport zu treiben, oder die eigene Weiterbildung fallen in diese Kategorie. Aufgrund des eher geringen Zeitdrucks kommen diese zu häufig nicht wie gewünscht zu Zuge. Sich dieser Situation bewusst zu machen und darauf aufbauend eine „Aufgaben B only“ Zeit zu finden kann so sehr hilfreich sein, denn wie wir wissen, sind auch B- Aufgaben von hoher Wichtigkeit.

Für Typ C- Aufgaben bestehen unterschiedliche Verfahrensmöglichkeiten: Ist man in der Position, die eher lästigen Aufgaben wie E Mails zu beantworten an Mitarbeiter delegieren zu können, sollte man dies auch tun. So kann man sich weiterhin fokussiert A- und B- Aufgaben widmen. Ist das nicht der Fall und man muss diese Emails selbst schreiben, so ist es empfehlenswert den Zeitraum so komprimiert zu gestalten. Das Credo hier: Verbringe nicht zu viel Zeit mit C- Aufgaben.

C- Aufgaben werden gerne auch P- Aufgaben genannt. Warum? Im Idealfall gehören diese nicht in dein Tag, sondern in den Papierkorb. Es sind Tätigkeiten wie das tägliche Netflix schauen. Es sind Tätigkeiten, die uns unseren Lebenszielen nicht näher bringen und so auch unser Zeitmanagement verzerren. Selbstverständlich ist es nachvollziehbar mal Netflix zu schauen oder mal eine Videospiel zu spielen, doch ist hier maßhalten angesagt. Oder im besten Falle die Blick Richtung Papierkorb.

Abschließend lässt sich erkennen: Die Eisenhower Matrix oder auch Eisenhower Methode ist bestens dazu geeignet, den eigenen Aufgaben und Tätigkeiten eine Priorisierung zu geben und sein Zeitmanagement spürbar zu verbessern. Jetzt weiß ich womit ich morgen starten werde!

Das Pareto Prinzip

Eine weitere Methode die uns bei der Suche nach Prioritäten Abhilfe gibt, basiert auf den Erkenntnissen von Vilfredo Pareto. Die in der Volkswirtschaftslehre weit verbreitete „80-20 Regel“ lässt sich auf unsere Aufgaben im täglichen wie um unternehmerischen Leben übertragen. 

Sie besagt allgemein, dass wir mit 20 % unserer Zeit, 80 % der Aufgabe bewältigen können. Die weiteren 80 % seien dazu nötig, die finalen 20 % der Aufgabe zu erarbeiten. Oder: Dass 20 % unserer Aufgaben, für 80 % des Erfolges verantwortlich sind. Demzufolge den weiteren 80 % nur 20 % der Erfolge zuzuschreiben sind. 

Welchen Schlussfolgerung können wir aus dieser Erkenntnis für unser Zeitmanagement ziehen? 

Zunächst ist es hilfreich zu realisieren, dass wir häufig mit Aufgaben beschäftigt sind, die uns gemessen am (Zeit-) Aufwand nicht entsprechend unseren Zielen näher bringen. In der Konsequenz der Analyse, führt uns dies jedoch auch zu jenen Aufgaben, die uns im Zeit versus Aufwand Verhältnis am weitesten voran bringen. Hier ist die Rede von den Eingangs erwähnten 20 %. Diese Aufgaben und Tätigkeiten, gilt es zu identifizieren. Darauf folgend ist der Fokus auf diese Aufgaben zu legen. 

Auch wenn es unser Anspruch und verlockend ist, Themen ins letzte Detail durch zu exerzieren, es kostet uns kostbare Zeit! Nach der Regel sogar 80 % unserer Zeit. Wir sehen: Der eigene Perfektionismus kann uns auch mehr schaden, als helfen.

Wichtig! Das Pareto Prinzip setzt sich nicht dafür ein, nur Teile der Tätigkeiten zu erledigen. Es zeigt uns auf, dass wir mit dem dem richtigen Blick viel Zeit und Kraft sparen können. 

Erneut trennen wir Wichtiges von Unwichtigem. Erneut setzen wir Prioritäten. Sind uns diese bewusst, so können wir sie auch angehen. Auch kennen wir das Gefühl derartige Aufgaben beendet zu haben. Sicher ist es ein positives Gefühl, was uns antreibt weiter zu gehen. Uns motiviert die nächste Aufgabe zu suchen. 

Vielleicht erscheinen die Eingangs skizzierten Situationen nun in einem neuen Lichte da es nun neue Wege gibt, diese Momente einzuordnen. Da kommt bei uns allen sicher Freude auf. Und hier sind wir uns einig. Dies ist ein Gefühl, welches jeden Tag immer ein Stück besser macht. Vielleicht sogar zum besten Tag seit langem!

Du hast Interesse an weitere Wegen deinen Tag und fortan deine Zeit effektiver, wie effizienter zu gestalten? Dann nimm gern an der nächsten Online-Keynote Mitte Dezember teil.

Ich wünsche dir einen fantastischen Tag!

Martin Leandro

Consultant bei CDC

Der nächste Vortrag für dich im Dezember 2020

Melde dich hier zum neuen Online-Vortrag „Führe dich selbst – Zeitmanagement“ an. Der Vortrag findet am 15.12.2020 um 17:30 Uhr statt und dauert ca. 60 Minuten. Du bist gern dabei, hast an dem Tag aber keine Zeit? Kein Problem! Du erhältst am Abend noch die Aufzeichnung der Keynote. Wir freuen uns auf dich!

Dein nächstes Seminar im März 2021

Am 06.03.2021 bieten wir exklusiv „Das Rhetorikseminar in seiner reinsten Form“ in Hamburg an. Noch sind wenige Plätze verfügbar. Du hast Interesse? Dann nimm gern Kontakt zu uns auf oder melde dich hier direkt an.

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